Trong quá trình đi làm và tạo ra thu nhập, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là bước quan trọng giúp người lao động xác định chính xác số thuế phải nộp, nộp thiếu hay nộp thừa để được hoàn lại. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa khấu trừ thuế hàng tháng và quyết toán thuế cuối năm, dẫn đến bỏ sót quyền lợi hoặc phát sinh rủi ro về thuế.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì, khi nào cần quyết toán, cách thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế trong một năm, đối chiếu với số thuế đã tạm nộp hoặc đã bị khấu trừ, từ đó xác định:
- Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thêm
- Hoặc số thuế đã nộp thừa và được hoàn lại
Khác với việc khấu trừ thuế hàng tháng (thường do doanh nghiệp thực hiện), quyết toán thuế là bước xác nhận cuối cùng về nghĩa vụ thuế trong năm. Đây cũng là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của mỗi cá nhân.
Khi nào cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Không phải ai cũng bắt buộc phải quyết toán thuế. Trên thực tế, bạn nên thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Có từ hai nguồn thu nhập trở lên trong cùng một năm
- Chuyển công ty, nghỉ việc hoặc thay đổi nơi làm việc trong năm
- Chưa được tính đầy đủ giảm trừ gia cảnh cho bản thân hoặc người phụ thuộc
- Có số thuế nộp thừa và muốn hoàn thuế
- Có số thuế nộp thiếu cần nộp bổ sung
Việc quyết toán giúp người lao động kiểm soát chính xác nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, tránh rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt sau này.
Những trường hợp bắt buộc phải tự quyết toán thuế
Theo quy định, cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp phổ biến sau:
- Có từ 2 công ty trở lên trả thu nhập trong năm
- Đã nghỉ việc và không còn làm việc tại doanh nghiệp nào tại thời điểm quyết toán
- Có thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ 10% nhưng tổng thu nhập năm chưa đến mức phải nộp thuế
- Có phát sinh thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn
Trong các trường hợp này, việc tự quyết toán là bắt buộc để xác định đúng số thuế thu nhập cá nhân theo năm.
Trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp
Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất từ tiền lương, tiền công
- Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp
- Đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế đầy đủ trong năm
- Có văn bản ủy quyền theo đúng mẫu quy định
Nếu đủ điều kiện, việc ủy quyền giúp người lao động tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi quyết toán thuế.
Chuẩn bị gì trước khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Trước khi tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân cần chủ động rà soát và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thông tin liên quan. Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu giúp quá trình kê khai diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót và tránh bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Cụ thể, người nộp thuế cần lưu ý các nội dung sau:
- Mã số thuế cá nhân: Đây là thông tin bắt buộc khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp chưa có mã số thuế, cá nhân cần đăng ký với cơ quan thuế trước khi thực hiện quyết toán.
- Thông tin thu nhập từ các đơn vị trả lương: Bao gồm tổng thu nhập chịu thuế trong năm, thời gian làm việc, đơn vị chi trả thu nhập. Nếu trong năm làm việc tại nhiều công ty, cần tổng hợp đầy đủ thu nhập từ tất cả các nơi.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Đây là căn cứ quan trọng để xác định số thuế đã tạm nộp. Chứng từ này thường do doanh nghiệp cấp, thể hiện rõ số thuế đã khấu trừ theo từng kỳ.
- Thông tin đăng ký người phụ thuộc (nếu có): Cá nhân cần kiểm tra lại việc đăng ký người phụ thuộc đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa, bao gồm mã số thuế người phụ thuộc và thời điểm được tính giảm trừ.
- Tài khoản ngân hàng chính chủ: Trong trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân, cá nhân cần cung cấp tài khoản ngân hàng đứng tên mình để cơ quan thuế thực hiện hoàn tiền nhanh chóng, chính xác.
Việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin trên không chỉ giúp quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân diễn ra nhanh gọn, mà còn giúp người nộp thuế chủ động kiểm soát nghĩa vụ thuế, tránh phát sinh rủi ro hoặc chậm trễ trong quá trình hoàn thuế.
Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân chi tiết
Hiện nay, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thể thực hiện linh hoạt theo hai hình thức: quyết toán trực tuyến qua hệ thống thuế điện tử hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế. Tùy điều kiện và khả năng của từng cá nhân, có thể lựa chọn hình thức phù hợp để đảm bảo đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Đây là hình thức được cơ quan thuế khuyến khích áp dụng do thủ tục đơn giản, không cần đến trực tiếp cơ quan thuế và có thể thực hiện tại nhà. Cá nhân thực hiện theo các bước cơ bản sau:
- Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử bằng mã số thuế cá nhân và tài khoản đã đăng ký. Trường hợp chưa có tài khoản, cá nhân cần thực hiện đăng ký trước.
- Chọn đúng tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm quyết toán, thường là tờ khai dành cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Nhập đầy đủ thông tin về tổng thu nhập chịu thuế trong năm, số thuế đã được khấu trừ tại các đơn vị chi trả thu nhập, cũng như các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
- Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn. Cá nhân cần kiểm tra lại các chỉ tiêu để đảm bảo thông tin chính xác.
- Gửi hồ sơ quyết toán thuế trực tuyến và theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống. Trường hợp được hoàn thuế, tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký.
Quyết toán trực tiếp tại cơ quan thuế
Hình thức này thường áp dụng đối với cá nhân không quen thao tác trên hệ thống điện tử, không đủ điều kiện quyết toán online hoặc cần được hướng dẫn trực tiếp. Cá nhân chuẩn bị hồ sơ quyết toán đầy đủ và nộp tại chi cục thuế nơi cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).
Khi nộp trực tiếp, cán bộ thuế sẽ kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn điều chỉnh nếu có sai sót và tiếp nhận hồ sơ quyết toán. Trong trường hợp phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn, cá nhân sẽ thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.
Việc nắm rõ từng hình thức quyết toán thuế thu nhập cá nhân giúp người nộp thuế chủ động lựa chọn cách thực hiện phù hợp, hạn chế sai sót và đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng thời hạn.
Cách xác định số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn
Sau khi tổng hợp thu nhập và áp dụng các khoản giảm trừ, hệ thống sẽ tự động xác định:
- Phải nộp thêm thuế thu nhập cá nhân nếu số thuế đã khấu trừ thấp hơn nghĩa vụ thực tế
- Được hoàn thuế nếu đã nộp thừa trong năm
Tiền hoàn thuế thường được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của cá nhân trong thời gian theo quy định.
Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân là mốc thời gian quan trọng mà người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý, nhất là với người lao động đang trong quá trình tìm kiếm việc làm hoặc vừa hoàn thiện CV và bắt đầu công việc mới.
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Thông thường trước ngày 30/4 hằng năm, tính cho thu nhập của năm trước
- Đối với doanh nghiệp quyết toán thay: Thực hiện theo thời hạn do cơ quan thuế quy định
Nộp hồ sơ đúng hạn giúp cá nhân tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền hoàn thuế nếu có.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là bước quan trọng giúp người đi làm xác định chính xác nghĩa vụ thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Việc hiểu rõ quy trình, điều kiện và thời hạn quyết toán không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định về thuế thu nhập cá nhân, mà còn tránh những rủi ro không đáng có về tài chính.
Nếu bạn đang đi làm, đổi việc hoặc có nhiều nguồn thu nhập trong năm, hãy chủ động thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng – đủ – kịp thời để yên tâm trong quá trình lao động và tạo thu nhập.
